Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial-Oque é?E como Fazer?

O Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial é uma transcrição oficial das ocorrências e rotinas de um turno de trabalho na segurança patrimonial. Funciona como um resumo fiel e objetivo das ocorrências, atos relevantes, rotina e ordens passadas que aconteceram ou que influenciarão as atividades dos turnos de trabalho.

 O Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial deve registrar todas as informações relevantes relativas ao turno de trabalho da segurança patrimonial. Normalmente, o Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial é lavrada pelo líder da equipe de serviço ou pelo próprio vigilante caso trabalhe só. 

O livro de ocorrência da segurança patrimonial é um documento de valor jurídico, por essa razão, deve ser escrito de tal maneira que não possam ser introduzidas modificações posteriores e com atenção especial ao texto, caligráfica e escrita correta. 

Importância do Livro de Ocorrência 

1. É um registro histórico que fornece informações sobre o posto de serviço; 
2. Auxilia o vigilante na comunicação e registro de fatos relevantes sobre seu serviço; 
3. Ajuda na divulgação de informações relevantes sobre o serviço sem prejuízo ou distorção de conteúdo; 
4. Permite que o vigilante oficialize algum fato ou comunicado, evitando acusações futuras de omissão; 
5. Permite o registro da distribuição do efetivo da segurança patrimonial nos postos de serviço de acordo com os respectivos horários de trabalho; 
6. Serve como meio de consulta para tirar dúvidas sobre orientações passadas; 
7. Preserva o registro e a ordem dos acontecimentos; 
8. Facilita o controle e administração de material carga (material e equipamentos sob responsabilidade dos vigilantes); 
9. Auxilia e oficializa a passagem de serviço entre os turnos de trabalho; 
10. Serve como meio de pesquisa e prova nos processos de investigação interna; 
11. Pode ser utilizado como meio auxiliar de prova em processos judiciais.

Características do Livro de Ocorrência

 Como o próprio nome sugere, o livro de ocorrência, deverá ser escrito em um livro apropriado para esse fim, modelo “Livro Registro. Ata”. 

As folhas do livro de ocorrência da segurança patrimonial deverão ser numeradas tipograficamente. 

A numeração das folhas deverá seguir uma sequencia numérica (normalmente numeradas de um (1) a 50 (cinquenta); um (1) a cem(100) ou outras variação julgadas necessárias).As folhas do livro deverão ser rubricadas , uma a uma, para atestar que nenhuma folha está faltando.

O livro de ocorrência deverá ser utilizado especificamente e unicamente para o registro de ocorrência do posto de serviço; O livro de ocorrência deverá conter termo de abertura e terno de encerramento.

Termo de Abertura e Encerramento 

O Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial deverá ter um termo de abertura e um termo de encerramento, o que lhes dá um cunho oficial. O termo de abertura é feito quando se inicia o livro e o de encerramento quando este está totalmente preenchido ou o posto foi desativado por algum motivo, e pronto para arquivamento. 

Os termos de abertura e de encerramento, deverão ser feitos e assinados pelo gestor da segurança patrimonial do local. 

Exemplos termo de abertura e enceramento:

TERMO DE ABERTURA – Contém o presente livro (quantidade de folhas) folhas tipograficamente numeradas e rubricadas, e servirá para o Registro de Ocorrências dos turnos de serviço da Segurança Patrimonial do posto de serviço da(nome do estabelecimento) situado a rua ____________, nº _____, bairro___________ na cidade___________ estado de ___________.Cidade, mês, ano.

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Assinatura Gestor da Segurança Patrimonial

TERMO DE ABERTURA – Contém o presente livro (quantidade de folhas) folhas tipograficamente numeradas e rubricadas, que foi utilizado para o Registro de Ocorrências dos turnos de serviço da Segurança Patrimonial do posto de serviço da (nome do estabelecimento) situado a rua ____________, nº _____, bairro___________ na cidade___________ estado de ___________. O qual esta sendo encerrado nesta data, tendo como ultima folha preenchida a de numero …(descrito extensa da numeração), e disponibilizado para arquivamento e consultas posteriores. Cidade, mês, ano.

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Assinatura Gestor da Segurança Patrimonial

Conteúdo do Livro de Ocorrência 

1. Empresa Prestadora de Serviço: Espaço dedicado ao nome da empresa prestadora dos serviços de segurança, em se tratando de segurança orgânica esse item poderá ser ignorado.

2. Estabelecimento: Espaço dedicado ao nome do estabelecimento onde o serviço de segurança é prestado. 

3. Cidade, dia, mês e ano: Espaço dedicado a cidade onde fica localizado o estabelecimento e a data do registro dos fatos. Caçapava, SP, 15 de abril de 2017. 

4. Recebimento do serviço: Espaço dedicado a formalização e registro do recebimento serviço. Exemplo: Recebi o serviço do vigilante Pedro, registro 34533, “sem alterações ou com alterações” – conforme o caso, com todas as ordens em vigor. 

5. Material Carga: Espaço dedicado a relação de material existente no posto de serviço e sob responsabilidade do vigilante ou equipe de serviço Exemplo: Colete balístico, rádio HT, lanternas, capas de chuvas etc. 

6. Veículos: Espaço dedicado a relação de veículos existente no posto de serviço e sob responsabilidade do vigilante ou equipe de serviço. É recomendado anotar: Placa do veiculo; km no recebimento do serviço; km na passagem do serviço; Abastecimento realizados dentro do turno de serviço; Alterações no veiculo se ocorridas ou identificadas.

7. Armamento:  Espaço dedicado a distribuição das armas dos posto de serviço, onde deverá ser associado o numero do armamento ao registro do vigilante que portará a arma naquele turno de serviço. 

8. Distribuição dos Postos de Serviço: Espaço dedicado ao registro da distribuição do efetivo da segurança patrimonial nos postos de serviço de acordo com os horário de ocupação. Normalmente é feito uma tabela contendo o nome do posto de serviço, o horário (período, exemplo: 14:00 x 15:00) e registro do vigilante que ocupou o posto.

9. Ocorrências: Espaço dedicado ao registro de ocorrências e ordens / orientações passadas no turno de serviço; O registro deve ser feito de forma resumida. Dependendo da complexidade e importância da ocorrência, ela também deverá ser registrada em relatório de ocorrência. Havendo necessidade de confecção de Relatório de Ocorrência, o número e assunto do(s) relatório(s) deverá(ão) ser registrado(s) nesse campo. Caso não tenha ocorrido nada coloque apenas “Nada houve a registrar”.

10. Passagem do Serviço: Espaço dedicado a formalização e registro da passagem do serviço. Exemplo: Passei o serviço ao vigilante Pedro, registro 34533, “sem alterações ou com alterações” – conforme o caso, com todas as ordens em vigor.

11. Cidade / Data / Assinatura Espaço dedicado ao local, data e assinatura do fechamento do livro de ocorrência. Deverá ter dois campos de assinatura no final do registro das ocorrências, um destinado ao vigilante que confeccionou o livro de ocorrência e que fará a passagem do serviço e outro destinado ao vigilante que receberá o serviço. O vigilante que passa o serviço e o vigilante que recebe o serviço, deverão assinar o livro no ato da passagem de serviço. 

Como Escrever o Livro de Ocorrência 

O conteúdo do livro de ocorrência dependerá das características e particularidades do posto de serviço e daatividades desenvolvidas no estabelecimento.

O Livro de Ocorrência deverá ser redigido de tal forma que dificulte qualquer modificação posterior. A escrita deverá ser clara, objetiva, sucinta e de fácil leitura e entendimento. A caligráfica não precisa ser bonita ou desenhada, porém, deverá ser de fácil entendimento, de forma a se evitar duvidas ou equívocos sobre o escrito.

Erros na escrita: Em caso de erro no preenchimento do livro de ocorrência, deverá ser empregada a expressão retificativa “digo ou leia-se”, como nos exemplos abaixo: 

Exemplo – O uso do digo : “A sala 23 deve permanecer aberta , digo, a sala 24.”

Exemplo – do uso do leia-se: “Ressalva: onde se lê sala 23, leia-se sala 24.”

Quando se constatar erro ou omissão depois do encerramento do livro, usa-se a expressão “em tempo” logo abaixo do encerramento do livro: Exemplo: “Em tempo: Na linha vinte, página vinte e dois, onde se lê março, leia-se abril”. 

Regras Gerais

• O livro de ocorrência deve ser considerado um documento sigiloso e de acesso restrito as partes interessadas e autorizadas; 
• O livro de ocorrência deve ser considerado um documento oficial e de valor jurídico, que requer cuidados no seu uso e guarda; 
• O livro de ocorrência deve ser escrito com caneta esferográfica azul ou preta;
•  Não deve haver rasuras, folhas rasgadas, folhas arrancadas, uso de canetas marca texto, manchas ou emendas;
•  Não deve ser utilizado nenhum tipo de corretivo; 
• Não deve ser pulado linhas ou folhas;
•  Não devem ser anotados recados ou fatos particulares dos colaboradores que trabalham no local.

Relatório de Ocorrência da Segurança Patrimonial

O Relatório de Ocorrência é o documento utilizado na segurança patrimonial para registrar ocorrências que possam interferir negativamente na segurança da organização. Por meio dele é possível fazer um registro detalhado de fatos relevantes, criminosos ou não.