Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial-Oque é?E como Fazer?

O Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial é uma transcrição oficial das ocorrências e rotinas de umturno de trabalho na segurança patrimonial. Funciona como um resumo fiel e objetivo das ocorrências, atos relevantes, rotina e ordens passadas que aconteceram ou que influenciarão as atividades dos turnos detrabalho.

 O Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial deve registrar todas as informações relevantes relativas aoturno de trabalho da segurança patrimonial.Normalmente, o Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial é lavrada pelo líder da equipe de serviço oupelo próprio vigilante caso trabalhe só. 

O livro de ocorrência da segurança patrimonial é um documento de valor jurídico, por essa razão, deve serescrito de tal maneira que não possam ser introduzidas modificações posteriores e com atenção especial aotexto, caligráfica e escrita correta. 

Importância do Livro de Ocorrência 

É um registro histórico que fornece informações sobre o posto de serviço; 

Auxilia o vigilante na comunicação e registro de fatos relevantes sobre seu serviço; 

Ajuda na divulgação de informações relevantes sobre o serviço sem prejuízo ou distorção de conteúdo; 

Permite que o vigilante oficialize algum fato ou comunicado, evitando acusações futuras de omissão; 

Permite o registro da distribuição do efetivo da segurança patrimonial nos postos de serviço de acordocom os respectivos horários de trabalho; 

Serve como meio de consulta para tirar dúvidas sobre orientações passadas; 

Preserva o registro e a ordem dos acontecimentos; 

Facilita o controle e administração de material carga (material e equipamentos sob responsabilidade dosvigilantes); 

Auxilia e oficializa a passagem de serviço entre os turnos de trabalho; 

Serve como meio de pesquisa e prova nos processos de investigação interna; 

Pode ser utilizado como meio auxiliar de prova em processos judiciais.

Características do Livro de Ocorrência

 Como o próprio nome sugere, o livro de ocorrência, deverá ser escrito em um livro apropriado para esse fim, modelo “Livro RegistroAta”. 

As folhas do livro de ocorrência da segurança patrimonial deverão ser numeradas tipograficamente. 

A numeração das folhas deverá seguir uma sequencia numérica (normalmente numeradas de um (1) a 50 (cinquenta); um (1) a cem(100) ou outras variação julgadas necessárias).As folhas do livro deverão ser rubricadas , uma a uma, para atestar que nenhuma folha está faltando.

O livro de ocorrência deverá ser utilizado especificamente e unicamente para o registro de ocorrência do posto de serviço;O livro de ocorrência deverá conter termo de abertura e terno de encerramento.

Termo de Abertura e Encerramento 

O Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial deverá ter um termo de abertura e um termo deencerramento, o que lhes dá um cunho oficial.O termo de abertura é feito quando se inicia o livro e o de encerramento quando este está totalmentepreenchido ou o posto foi desativado por algum motivo, e pronto para arquivamento. 

Os termos de abertura e de encerramento, deverão ser feitos e assinados pelo gestor da segurançapatrimonial do local. 

Exemplos termo de abertura e enceramento:

TERMO DE ABERTURAContém o presente livro (quantidade de folhas) folhas tipograficamente numeradas e rubricadas, e servirápara o Registro de Ocorrências dos turnos de serviço da Segurança Patrimonial do posto de serviço da(nome do estabelecimento) situado a rua ____________, nº _____, bairro___________ nacidade___________ estado de ___________.Cidade, mês, ano.

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Assinatura Gestor da Segurança Patrimonial

TERMO DE ABERTURAContém o presente livro (quantidade de folhas) folhas tipograficamente numeradas e rubricadas, que foiutilizado para o Registro de Ocorrências dos turnos de serviço da Segurança Patrimonial do posto de serviçoda (nome do estabelecimento) situado a rua ____________, nº _____, bairro___________ nacidade___________ estado de ___________. O qual esta sendo encerrado nesta data, tendo como ultimafolha preenchida a de numero …(descrito extensa da numeração), e disponibilizado para arquivamento econsultas posteriores.Cidade, mês, ano.

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Assinatura Gestor da Segurança Patrimonial

Conteúdo do Livro de Ocorrência 

1. Empresa Prestadora de Serviço:Espaço dedicado ao nome da empresa prestadora dos serviços de segurança, em se tratando de segurança orgânica esse itempoderá ser ignorado.

2. Estabelecimento:Espaço dedicado ao nome do estabelecimento onde o serviço de segurança é prestado. 

3. Cidade, dia, mês e ano:Espaço dedicado a cidade onde fica localizado o estabelecimento e a data do registro dos fatos.Caçapava, SP, 15 de abril de 2017. 

4. Recebimento do serviço:Espaço dedicado a formalização e registro do recebimento serviço.Exemplo: Recebi o serviço do vigilante Pedro, registro 34533, “sem alterações ou com alterações” – conforme o caso -, com todas asordens em vigor. 

5. Material Carga:Espaço dedicado a relação de material existente no posto de serviço e sob responsabilidade do vigilante ouequipe de serviçoExemplo: colete balístico, rádio HT, lanternas, capas de chuvas etc 

6. Veículos:Espaço dedicado a relação de veículos existente no posto de serviço e sob responsabilidade do vigilante ouequipe de serviço.É recomendado anotar:Placa do veiculo;km no recebimento do serviço;km na passagem do serviço;Abastecimento realizados dentro do turno de serviço;Alterações no veiculo se ocorridas ou identificadas.

7. Armamento:  Espaço dedicado a distribuição das armas dos posto de serviço, onde deverá ser associado o numero doarmamento ao registro do vigilante que portará a arma naquele turno de serviço. 

8. Distribuição dos Postos de Serviço:Espaço dedicado ao registro da distribuição do efetivo da segurança patrimonial nos postos de serviço deacordo com os horário de ocupação.Normalmente é feito uma tabela contendo o nome do posto de serviço, o horário (período, exemplo: 14:oo x15:oo) e registro do vigilante que ocupou o posto.

9. Ocorrências:Espaço dedicado ao registro de ocorrências e ordens/orientações passadas no turno de serviço;O registro deve ser feito de forma resumida.Dependendo da complexidade e importância da ocorrência, ela também deverá ser registrada em relatóriode ocorrência. Havendo necessidade de confecção de Relatório de Ocorrência, o número e assunto do(s) relatório(s)deverá(ão) ser registrado(s) nesse campo.Caso não tenha ocorrido nada coloque apenas “Nada houve a registrar”.

10. Passagem do Serviço:Espaço dedicado a formalização e registro da passagem do serviço.Exemplo: Passei o serviço ao vigilante Pedro, registro 34533, “sem alterações ou com alterações” – conforme o caso -, com todas asordens em vigor.

11. Cidade/Data/ AssinaturaEspaço dedicado ao local, data e assinatura do fechamento do livro de ocorrência.Deverá ter dois campos de assinatura no final do registro das ocorrências, um destinado ao vigilante queconfeccionou o livro de ocorrência e que fará a passagem do serviço e outro destinado ao vigilante quereceberá o serviço.O vigilante que passa o serviço e o vigilante que recebe o serviço, deverão assinar o livro no ato dapassagem de serviço. 

Como Escrever o Livro de Ocorrência 

O conteúdo do livro de ocorrência dependerá das características e particularidades do posto de serviço e daatividades desenvolvidas no estabelecimento.

O Livro de Ocorrência deverá ser redigido de tal forma que dificulte qualquer modificação posterior.A escrita deverá ser clara, objetiva, sucinta e de fácil leitura e entendimento.A caligráfica não precisa ser bonita ou desenhada, porém, deverá ser de fácil entendimento, de forma a seevitar duvidas ou equívocos sobre o escrito.

Erros na escritaEm caso de erro no preenchimento do livro de ocorrência, deverá ser empregada a expressão retificativa“digo ou leia-se”, como nos exemplos abaixo: 

Exemplo – O uso do digo:“A sala 23 deve permanecer aberta , digo, a sala 24.”

Exemplo – do uso do leia-se:“Ressalva: onde se lê sala 23, leia-se sala 24.”

Quando se constatar erro ou omissão depois do encerramento do livro, usa-se a expressão “em tempo” logoabaixo do encerramento do livro:Exemplo: “Em tempo: Na linha vinte, página vinte e dois, onde se lê março, leia-se abril”. 

Regras Gerais

O livro de ocorrência deve ser considerado um documento sigiloso e de acesso restrito as partesinteressadas e autorizadas; 

O livro de ocorrência deve ser considerado um documento oficial e de valor jurídico, que requer cuidadosno seu uso e guarda; 

O livro de ocorrência deve ser escrito com caneta esferográfica azul ou preta;

 Não deve haver rasuras, folhas rasgadas, folhas arrancadas, uso de canetas marca texto, manchas ouemendas;

 Não deve ser utilizado nenhum tipo de corretivo; 

Não deve ser pulado linhas ou folhas;

 Não devem ser anotados recados ou fatos particulares dos colaboradores que trabalham no local.

Relatório de Ocorrência da Segurança Patrimonial

O Relatório de Ocorrência é o documento utilizado na segurança patrimonial para registrar ocorrências que possam interferir negativamente na segurança da organização. Por meio dele é possível fazer um registro detalhado de fatos relevantes, criminosos ou não.